مودیان مالیاتی بایستی دفتر روزنامه و کل خود را نگهداری و اطلاعات معاملات و هر رویداد مالی و محاسباتی را در آن به قید تاریخ وقوع٬ درج کنند . هر نوع درآمد و هزینه و فروش دارایی های قابل استهلاک طبق مقررات بایستی ثبت شده حتی اگر طبق ماده یازده آیین نامه تحریر دفاتر قانونی٬ از روش های الکترونیکی برای ثبت استقاده شده است.
توجه داشته باشید که هر نوع اشتباه حسابداری که در تنظیم صورت های مالی شرکت/موسسه رخ دهد و طبق استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال مالیاتی اصلاح و مستندات ضمیمه شود٬ به اعتبار دفتر٬ خدشه ای وارد نخواهد کرد.
طبق ماده ۱۱ قانون تجارت٬ کلیه مودیان مشمول مالیات تکلیفی موظف هستند تا همه یا بخشی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه خود را تحت یک شماره ردیف در دفاتر ثبت کنند. مگر این که در ستون شرح دفتر٬ نوع و تعداد آن را قید و مستند به مدارک الحاقی کنند. اگر اقلام درآمدی و هزینه ای و خرید و فروش و درامد و خرید و فروش دارایی قابل استهلاک هم مستند به مدارک باشد٬ پس از ثبت موارد در دفاتر مشاغل٫ مستندات به ترتیب شماره ردیف دفتر نگهداری شود. به گونه ای که ممیزان مالیاتی بتوانند آن ها را بررسی و راستی آزمایی کرده و مورد قبول آن ها واقع شود.
نکته ای که باید در تنظیم و نگهداری دفاتر قانونی رعایت کنید به این شرح است:
اگر دفاتر روزنامه و دفاتر کل نگهداری شود٬ کلیه معاملات و رویداد های مالی و محاسباتی مربوطه باید در همان روز وقوع٬ حسب مورد ثبت شود.
در موراد نگهداری دفاتر مشاغل٬ درآمد ها و هزینه ها و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک باید در همان روز وقوع٬ حسب مورد ثبت شود.
طبق تبصره های قانون تجارت٬ تاریخ درج شده در مدارک یا فاکتور خرید و فروش شرکت /موسسه٬ ملاک قطعی تاخیر شناخته نمی شود. اگر انجام این اعمال با توجه به روش و رفتار سازمانی و اتوماسیون شرکت /موسسه نیاز به انجام تشریفات اداری است٫ فاصله ایجاد شده بین تاریخ فاکتور و ثبت دفتری آن٬ تاخیر تلقی نخواهد شد و از نظر دارایی٫ قابل قبول است.
تاخیر در تحریر عملیات در صورتی که به قصد سوء استفاده نباشد٬ تا ۱۵ روز به تشخیص اداره مالیاتی قابل قبول بوده و بیش از پانزده روز نیز به تشخیص هیات ۳ نفری که موضوع بند ۳ ماده ۹۷ قانون مالیات های مستقیم است٬ خللی در قانونی بودن دفاتر وارد نمی کند.
اگر شرکت یا موسسه شما تازه تاسیس شده است٬ تاخیر در ثبت دفتری هزینه ها تا ۳۰ روز از زمان ثبت شرکت مجاز است.
طبق ماده ۱۴ قانون تجارت٬ کلیه عملیات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه باید نهایتا تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.
طبق ماده ۱۵ قانون تجارت٬ شرکت/موسسه ای که دارای شعب در سطح کشور هستند با نظر به روش حسابداری خود٬ خلاصه عملیات شعب را اگر دارای دفاتر پلمپ شده هستند٬ سالی یک بار تا قبل از بستن حساب ها در دفاتر مرکز ثبت کنند.
طبق ماده ۱۶ قانون تجارت٬ تاخیر امضا و پلمپ دفاتر مشروط به این که تا تاریخ امضا و پلمپ٬ هیچ عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی کند.
مودیان مالیاتی بایستی دستورالعمل کار با نرم افزار های مالی خود را در اختیار ماموران رسیدگی کننده مالیات جهت صدور برگه تشخیص قرار داده و مودیانی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می کنند بایستی هر ۹۰ روز یک بار٬ خلاصه عملیات را حداکثر ۱۰ روز پس از پایان سه ماه به سازمان مالیاتی تسلیم کنند.
مودیان مالیاتی مکلف هستند که خلاصه عملیات داده شده به ماشین های الکترونیکی را هر یک از سه ماهه اول تا سه ماهه سوم هر سال مالی را حداکثر ظرف ۳۰ روز پس از پایان سه ماهه سوم٬ به تسلیم اداره امور مالیاتی کرده و برای سه ماهه چهارم نیز تا تاریخ انقضا مهلت تسلیم اظهارنامه فرصت دارند.
آن چه در تنظیم دفاتر قانونی باید رعایت کنید
تحریر دفاتر قانونی با مداد یا هر ابزاری که به سهولت قابل محو شدن باشد٬ ممنوع بوده و موجب رد شدن دفاتر قانونی خواهد شد.
برای ثبت رویدادهای مالی هر سال مالی٬ باید از دفاتر همان سال مالی استفاده کرد و ثبت رویدادهای ۲ سال متوالی در یک دفتر ممنوع است.
دفاتر بایستی دستی نوشته شود نه رایانه ای.
اگر در شرکت شما از نرم افزار مالی استفاده نمی شود٬ رویداد هر روز باید در همان روز به ترتیب وقوع قید شود.
اگر دفاتر قانونی از پلمپ خارج شود٫ موجب رد دفاتر قانونی است.
اگر یک یا چند برگ شماره گذاری شده دفاتر قانونی٬ کسر شود٬ موجب رد دفاتر قانونی خواهد بود.
اگر یک یا چند رویداد در دفاتر ثبت نشود و توسط ماموریت دارایی احراز شود٬ موجب رد دفاتر خواهد بود.
اگر تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه قید شود موجب رد دفاتر خواهدشد.
اگر تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطر ها درج شود٬ دفاتر رد می شود.
پاک کردن بخشی از دفاتر به منظور سؤء استفاده٬ باعث رد دفاتر می شود.
اگر بخشی از دفاتر با جای سفید غیر معقول مواجه شود که مصداق سوء استفاده باشد٬ موجبات رد دفاتر قانونی را فراهم می کند. اما سفید بودن برای ثبت تراز افتتاحی٬ موجب رد دفاتر نمی شود. هم چنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتر٬ در آخر هر روز یا هفته یا هر ماه به شرطی که اسناد دارای شماره ردیف باشند و قسمت سفید مانده٬ با خط بسته شود٬ موجب رد دفاتر نمی شود.
اگر حساب های نقدی و بانکی شما بستانکار شود٫ موجب رد دفاتر قانونی خواهد بود.
اگر تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و کل بیش از حد مجاز باشد٬ موجب رد دفاتر می شود.
اگر رویداد های مالی به ترتیب وقوع به صورت اشتباه درج شود و در دفاتر همان سال مالی اصلاح نشود٬ موجب رد دفاتر خواهد بود.
عدم تسلیم یک یا چند دفتر قانونی شرکت حتی اگر سفید باشد٬ موجب رد دفاتر خواهد بود.
عدم انطباق مندرجات دفاتر قانونی شرکت با اطلاعات موجود در اتوماسیون مالی شرکت٬ موجب رد فاتر قانونی شرکت خواهد شد.
ثبت کلیه هزینه ها و درآمد های غیر واقعی در دفاتر به شرط احراز آن موجب رد دفاتر قانونی از سوی ماموران اداره مالیاتی خواهد بود.
پس از صدور سند کل٫ می توان گزارش دفاتر قانونی را استخراج کرد و بر اساس ان٬ دفتر روزنامه تحریر شود. برای این منظور از نرم افزرهای حسابداری٬ این سند را استخراج کنید. لازمه تهیه گزارشات قانونی دفاتر روزنامه و دفتر کل٫ سند کل است. سند کل٬ یک سند فرضی بوده که اطلاعات چند سند حسابداری برای یک بازه زمانی مشخص را تجمیع می کند و در فهرست اسناد حسابداری شرکت قابل مشاهده نخواهد بود.
